Qué es Event Manager
La plataforma coordina los traslados de un evento: reservas de transporte, conductores y vehículos, turnos del equipo y avisos, todo en un mismo sitio.
Cada evento es independiente: tiene su propia dirección web, su marca (logo y colores) y sus propios usuarios y datos. Lo que ocurre en un evento no se ve desde otro. Dentro de cada evento conviven tres formas de usar la app, según quién seas:
El panel de operaciones
Donde la organización gestiona el evento: crea reservas, asigna conductores, consulta el mapa y configura todo.
La app del conductor
Una web que se instala en el móvil como una app. El conductor ve sus servicios, los confirma y actualiza su estado.
El acceso de invitado
Los pasajeros solicitan su traslado y siguen sus reservas, con cuenta o —si el evento lo permite— sin registrarse.
Cómo se accede
El punto de entrada depende de por dónde llegues. La sesión es la misma persona en todas las superficies; lo que cambia es dónde aterrizas.
Entrar por el evento (lo habitual)
Cada evento vive en su propia dirección —un subdominio como tuevento.dominio.es o un dominio propio—. Al abrirla ves la pantalla del evento, con su logo, y el formulario de acceso. Al iniciar sesión entras directamente a ese evento.
Entrar por la plataforma
Desde la web principal, el botón Iniciar sesión lleva al acceso general. Tras identificarte aparece el selector de eventos: solo tus eventos, aquellos en los que tienes un rol. Eliges uno y entras.
Una sola contraseña. Si entras por la plataforma y saltas a un evento, no vuelves a escribir la contraseña: la sesión te acompaña al subdominio del evento.
Cambiar el idioma
El selector de idioma (español / inglés) está arriba a la derecha en todas las pantallas públicas y en el panel. El idioma se recuerda para tu navegador y, si tienes cuenta, también en tu perfil —así los avisos por email te llegan en tu idioma—.
Los perfiles
Cada persona tiene un rol dentro del evento. El rol decide qué ve y qué puede hacer. Hay seis.
Administrador del evento
Control total del evento: reservas, equipo, ajustes y usuarios. Es quien monta y gobierna el evento.
Manager
Mismo alcance operativo que el administrador: gestiona el día a día del transporte sin límites de permiso.
Conductor
Trabaja desde la app del móvil: ve sus servicios asignados, los confirma y va cambiando su estado.
Invitado / pasajero
Solicita traslados y sigue sus propias reservas. Solo ve lo suyo.
Guest manager
Un invitado con grupo a su cargo: ve y gestiona las reservas de las personas de sus grupos, además de las suyas.
Superadministrador
Administra la plataforma entera y todos los eventos. Es un rol técnico, fuera del día a día de un evento concreto.
Administrador y manager lo pueden todo por defecto. Conductor, invitado y guest manager parten sin permisos; se les conceden capacidades sueltas cuando hace falta. El detalle está en Permisos por rol.
Panel de operaciones
El menú lateral izquierdo reúne todo lo que gestiona la organización. Cada persona solo ve las entradas para las que tiene permiso; abajo está el menú completo.
Ubicaciones variables
Además de las ubicaciones fijas (con dirección concreta), existen las variables: una plantilla sin dirección —por ejemplo "Domicilio del invitado"—. Al elegirla como origen o destino de una reserva aparece un buscador de direcciones, y la dirección que se escribe queda vinculada solo a esa reserva. Útil cuando el punto cambia en cada traslado pero las reglas (nombre, quién puede usarla) son siempre las mismas.
Turnos del equipo
La disponibilidad del equipo se planifica por turnos, y puede importarse y exportarse en Excel cuando el cuadrante ya vive en una hoja de cálculo. Requiere el permiso de gestión de turnos.
El ciclo de una reserva
Toda reserva recorre una serie de estados, de la solicitud al traslado terminado. La organización tiene control maestro: puede forzar cualquier estado, no solo el siguiente.
La reserva se ha creado y espera el visto bueno de la organización.
Confirmada, busca conductor y vehículo. Una vez asignada, el conductor debe aceptarla desde su app; hasta entonces queda "pendiente conductor".
El traslado está en marcha. El conductor va marcando su avance. Los estados más finos ("esperando pasajeros") aparecen solo si el evento activa el seguimiento detallado.
La reserva sale de juego: cumplida o anulada. Las cerradas se ocultan del listado por defecto, pero se pueden mostrar con el filtro de estados.
Cambiar estado a mano. Con "Cambiar estado" la organización fuerza la reserva a cualquier punto del ciclo, con una nota opcional. Cada cambio queda registrado en el historial con quién lo hizo.
Al crear una reserva se genera un código (por ejemplo BK-1042) y aparece un aviso de confirmación con un enlace directo. Cada reserva muestra su tiempo estimado y su ruta, calculados con datos de tráfico reales.
Asignar conductores y vehículos
Una reserva puede llevar más de un conductor y vehículo: sirve tanto para un coche como para varios en un mismo traslado.
- Desde la reserva, abre Asignar. Verás una versión reducida del cronograma para no chocar con otros servicios.
- Elige conductor y vehículo. Puedes añadir varias parejas conductor–coche a la misma reserva.
- Para cambiar de conductor, reasígnalo directamente; para quitar a alguien, desasígnalo. La reserva queda actualizada al momento.
- El conductor recibe el aviso y debe aceptar el servicio desde su app.
Crear y asignar en un paso. Una reserva inmediata permite elegir conductor mientras se crea: nace ya asignada. Si el conductor está en un servicio en curso, la reserva se crea igual y se asigna después a mano.
La app del conductor
El conductor no usa el panel: trabaja desde una versión pensada para el móvil, que se instala como una app.
Sus servicios
La lista de reservas asignadas —incluidas las pasadas sin completar—, con la imagen de la ruta y la duración estimada de cada una.
Confirmar
El conductor acepta cada servicio (no puede rechazarlo). Mientras no lo acepte, la reserva figura como "pendiente conductor".
Actualizar el estado
Sobre la marcha marca su avance (en ruta, pasajeros a bordo, completado…), que la organización ve al instante.
Navegar
Abre la ruta directamente en Google Maps, Apple Maps o Waze, sin salir a un mapa interno.
Su vehículo
Ve el coche que tiene asignado en cada momento y su historial de servicios.
Cambiar de evento
Si trabaja en varios eventos, cambia entre ellos desde la propia app, cada uno con su marca.
Instalar la app es obligatorio para las notificaciones en iPhone. En Android las notificaciones llegan sin instalar nada; en iPhone hay que añadir la app a la pantalla de inicio (Compartir → "Añadir a pantalla de inicio"). Sin eso, Apple no entrega los avisos.
Invitados
El pasajero tiene su propio espacio, más sencillo que el panel: pedir traslados y seguir los suyos.
Sin registrarse
Si el evento lo permite, un pasajero puede solicitar transporte sin iniciar sesión, desde la propia pantalla del evento. También puede existir el auto-registro, para que cree su acceso de invitado por sí mismo. Ambas opciones las activa la organización en los ajustes del evento.
Permisos por rol
Los permisos deciden qué puede hacer cada persona. Administrador y manager los traen todos; a los demás se les conceden uno a uno.
| Qué permite | Código | Admin / Manager | Otros roles |
|---|---|---|---|
| Crear reservas | bookings.create | Sí | Concedible |
| Editar reservas | bookings.edit | Sí | Concedible |
| Asignar conductor/vehículo | bookings.assign | Sí | Concedible |
| Cambiar estado | bookings.change_status | Sí | Concedible |
| Cancelar reservas | bookings.cancel | Sí | Concedible |
| Ver todas las reservas | bookings.view_all | Sí | Concedible |
| Gestionar vehículos | vehicles.manage | Sí | Concedible |
| Gestionar ubicaciones | locations.manage | Sí | Concedible |
| Invitar usuarios | users.invite | Sí | Concedible |
| Asignar roles | users.manage_roles | Sí | Concedible |
| Bloquear usuarios | users.block | Sí | Concedible |
| Gestionar turnos | shifts.manage | Sí | Concedible |
| Ver posiciones en el mapa | tracking.view | Sí | Concedible |
| Configurar el evento | settings.manage | Sí | Concedible |
| Ver el registro de auditoría | audit.view | Sí | Concedible |
Cómo se ajustan
Desde Usuarios, sobre una persona, se conceden o deniegan permisos sueltos. La regla es sencilla: denegar gana a conceder, y conceder gana al valor del rol. Así puedes, por ejemplo, dar a un invitado de confianza la capacidad de crear reservas sin convertirlo en manager, o quitarle a un manager un permiso concreto.
El menú se adapta. Cada persona solo ve en el panel las secciones para las que tiene permiso. Ocultar una opción es comodidad visual; la barrera real está en el servidor, así que nadie accede a lo que no le corresponde aunque conozca la dirección.
Avisos y notificaciones
La plataforma avisa por dos vías, y qué se envía se configura evento a evento.
Confirmaciones y avisos por correo, en el idioma de cada persona.
Notificaciones push
Avisos al móvil aunque la app esté cerrada. En iPhone requieren tener la app añadida a la pantalla de inicio.
Qué se avisa
Cada evento decide sus avisos: la confirmación al conductor cuando se le asigna un servicio, y hasta dos recordatorios antes de la recogida (uno de la reserva y otro si sigue pendiente). Todo se ajusta en la configuración del evento.
Lo que recibe operaciones
Administrador y manager también reciben avisos, no solo los mandan: cuando entra una reserva de un invitado, cuando se cancela un traslado, o cuando queda una reserva sin conductor cerca de la hora de recogida. Se ven en la campana de la cabecera y en Mi bandeja, dentro de Notificaciones —igual que la bandeja del conductor: se marcan como leídas al abrirlas, y hay un botón para marcarlas todas de golpe—.
Para recibirlos también en el móvil, cada persona activa las notificaciones push desde su propia bandeja; es una elección por dispositivo, no algo que decida la organización por ella.
Remite de respuesta (Reply-To)
En Ajustes → Notificaciones se puede fijar una dirección de Reply-To para los correos del evento. Si un pasajero o un conductor responde a un aviso, la respuesta llega a esa dirección en vez de a la del remitente genérico de la plataforma. Se deja vacío, no hace falta rellenarlo.
Glosario
Los términos que se repiten en la app, en una línea.
- Evento
- Cada cliente/evento, con su propia web, marca, usuarios y datos, aislado del resto.
- Reserva
- Un traslado: origen, destino, hora y pasajeros. Tiene un código y un estado.
- Estado
- El punto del ciclo en que está una reserva (de "pendiente confirmación" a "completado").
- Asignación
- La pareja conductor–vehículo que atiende una reserva. Puede haber varias.
- Ubicación
- Un sitio del catálogo (aeropuerto, hotel…), con permisos por rol y, opcionalmente, geozona.
- Ubicación variable
- Plantilla de ubicación sin dirección fija; la dirección concreta se elige al reservar.
- Geozona
- Un área en el mapa (círculo o polígono) asociada a una ubicación.
- Turno
- Franja de disponibilidad del equipo. Se planifica y se importa/exporta en Excel.
- Rol
- El tipo de usuario (admin, manager, conductor, invitado, guest manager).
- Permiso
- Una capacidad concreta (p. ej. "asignar conductor"). Los roles traen unos por defecto; se ajustan por persona.
- PWA
- La app del conductor: una web que se instala en el móvil como si fuera una app nativa.
- Panel de operaciones
- El área de gestión de la organización, con el menú lateral completo.